Quản trị doanh nghiệp là vấn đề vô cùng quan trọng để nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo kinh doanh minh bạch, phát triển thương hiệu doanh nghiệp…

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) là một trong những đơn vị đi đầu sử dụng giải pháp phần mềm ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resoure Planning) để đạt các mục tiêu nói trên.

Những doanh nghiệp tiên phong trong thực hiện ứng dụng ERP ở Việt Nam là Petrolimex, Liên doanh Việt – Nga Vietsopetro, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Vinamilk… Trong đó, hệ thống ERP của Petrolimex đang được coi là hệ thống lớn nhất Việt Nam, vận hành trên toàn quốc.

Hệ thống này kết nối quản trị xăng dầu từ công ty mẹ là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam tới các công ty, chi nhánh, tổng kho xăng dầu… và tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.400 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc.

Hoạt động kinh doanh của các cửa hàng kinh doanh xăng dầu Petrolimex được quản lý theo quy trình hiện đại, minh bạch.

Ông Nguyễn Văn Sâm, Trưởng phòng quản trị ERP của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam cho biết: “Với hệ thống hơn 150 quy trình nghiệp vụ chuẩn thống nhất, tất cả các đơn vị kinh doanh xăng dầu từ chi nhánh đến tổng kho đều khai thác chung bộ quy trình và ngăn ngừa sự can thiệp trực tiếp của con người vào hệ thống thông tin quản trị.

Đặc điểm của hệ thống này là tất cả các giao dịch nghiệp vụ phải thực hiện theo quy trình chuẩn, theo thời gian thực, được phân quyền, quản trị chi tiết tới từng người dùng; các dữ liệu khi đã nhập vào hệ thống không được phép tùy tiện chỉnh sửa và xóa bỏ; tất cả các hành vi điều chỉnh, xóa bỏ dữ liệu đều được thực hiện theo quy trình và lưu vết quá trình thực hiện để đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin…

Khi một cá nhân, đơn vị nào thao tác thay đổi dữ liệu thì sẽ làm thay đổi dữ liệu trên toàn hệ thống. Đặc biệt, trường hợp có tẩy xóa thì hệ thống vẫn sẽ lưu lại dấu vết”.

Ông Sâm ví dụ: “Nếu bộ phận nào có ý định tẩy sửa dữ liệu vì mục đích nào đó thì sẽ giống như kiểu “rút dây động rừng”. Hệ thống có cơ chế khóa dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn và nhất quán dữ liệu”.

Đồng thời với việc triển khai áp dụng giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, Petrolimex còn áp dụng hệ thống EGAS để quản lý hoạt động kinh doanh tại các cửa hàng xăng dầu theo quy trình hiện đại.

Ông Nguyễn Hồng Nam, Phó phòng Kinh doanh, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam cho biết, phần mềm EGAS quản lý từng ca bán hàng, quản lý hàng hóa và công nợ tiền hàng dựa trên nền tảng kết nối với hệ thống tự động hóa tại cửa hàng để thu nhận tín hiệu từ cột bơm và thiết bị đo bồn tự động tại các bể chứa, tích hợp dữ liệu kịp thời lên hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, do đó số lượng hàng bán của từng giao dịch đều được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống…

Để triển khai hệ thống EGAS, các công ty kinh doanh đã tổ chức các khóa đào tạo phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS cho cán bộ công nhân viên, các cửa hàng xăng dầu để áp dụng thành công và hiệu quả.

Ông Trần Ngọc Năm, Phó tổng Giám đốc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam cho biết, do xăng dầu là mặt hàng thiết yếu, được xã hội đặc biệt quan tâm, nhất là trước các thời điểm tăng giá.

Với một hệ thống có qui mô rất lớn từ công ty mẹ, công ty con cho đến các kho, cửa hàng xăng dầu…, việc kiểm soát tiền - hàng mua bán, tồn kho, chi phí, lợi nhuận hoặc quản lý doanh thu, năng suất lao động, lượng hàng hao hụt… tại Petrolimex là vô cùng phức tạp.

Thậm chí, trước mỗi thời điểm tăng giá, dư luận nghi ngờ về tình trạng có hay không việc “găm hàng” vì mục đích lợi nhuận, hoặc ngay cả khi sản lượng bán ra của Petrolimex tăng rất cao để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội… cũng được phân tích, đánh giá trên những quan điểm rất khác nhau, gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu.

Với mong muốn hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Petrolimex ngày càng minh bạch, người tiêu dùng ngày càng có được các thông tin chính xác, những phức tạp này đã được giải quyết khi Petrolimex chọn phần mềm ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP của SAP được chuẩn hóa quốc tế. Chi phí cho cho hệ thống này lên tới 12,6 triệu USD.

Petrolimex đã phải dành trên 3 năm (từ tháng 11/2009-2012) để đầu tư, hoàn thiện và đưa vào sử dụng thành công hệ thống này. Còn đối với hệ thống EGAS được áp dụng tại trên 2.400 cửa hàng xăng dầu được coi như một “cánh tay nối dài” của hệ thống ERP, nó giúp cho cửa hàng trưởng dù ở bất kỳ vị trí nào đều có khả năng kiểm soát được lượng hàng đã bán hay lượng hàng còn tồn trong bồn bể tại thời điểm mong muốn để điều hành kinh doanh.

Vì vậy, giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP và EGAS chính là những giải pháp hữu hiệu nhằm minh bạch hoá trong công tác quản lý kinh doanh xăng dầu tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.